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Jackeline Castañeda / Panamericanos -  Gestión de Eventos (7 de 7) 



Optimizando la Gestión de Eventos: Lecciones del Contrato NEC en los Juegos Panamericanos Lima 2019"

 

 

Desafíos que pueden surgir en la implementación de contratos NEC para la contratación pública:

 

Gestión de la Cadena de Suministros:

Durante Lima 2019, la gestión de la cadena de suministro fue un desafío significativo debido a la necesidad de adquirir una amplia gama de bienes y servicios para apoyar la infraestructura y las operaciones de los juegos. Esto incluía desde la construcción de instalaciones deportivas hasta la adquisición de equipamiento técnico y suministros médicos. La coordinación eficiente de los proveedores y contratistas fue esencial para garantizar la entrega oportuna y la calidad de los productos y servicios requeridos.

 

Innovación en la Gestión de Proyectos de Infraestructura:

La implementación de varios proyectos de infraestructura innovadores utilizando contratos NEC. Por ejemplo, la construcción del Estadio Atlético de la Videna se llevó a cabo bajo un contrato NEC que fomentaba la colaboración entre el cliente y el contratista para identificar y abordar los riesgos de manera proactiva. Este enfoque permitió una ejecución más eficiente del proyecto y la entrega exitosa de una instalación deportiva de clase mundial de la mano de los expertos de UK.

 

Resistencia Cultural y Adaptación a Nuevos Procesos:

La implementación de contratos NEC para los proyectos de Lima 2019 enfrentó resistencia cultural por parte de algunos funcionarios y profesionales de la contratación pública acostumbrados a prácticas tradicionales de contratación. Sin embargo, a través de programas de capacitación intensiva y campañas de sensibilización, se logró superar esta resistencia y se logró una adopción exitosa de los nuevos procesos y enfoques contractuales.

 

Gestión Proactiva de Riesgos durante la Ejecución de Proyectos:

Durante la ejecución de los proyectos de Lima 2019, se enfrentaron varios desafíos y riesgos imprevistos que requerían una gestión proactiva. Por ejemplo, la construcción de la Villa Panamericana enfrentó problemas relacionados con retrasos en la entrega de materiales y cambios en los requisitos de diseño. Sin embargo, gracias a la implementación de contratos NEC que permitían una gestión flexible de los cambios y la colaboración entre las partes, se logró mitigar estos riesgos y se completó con éxito la construcción de la villa a tiempo para los juegos.

 

Alineación de Intereses:

Durante la construcción del complejo deportivo para los Juegos Panamericanos, se encontró un desafío en la alineación de intereses entre los contratistas y las entidades gubernamentales encargadas de supervisar el proyecto. Hubo discrepancias en cuanto a los plazos de entrega y los estándares de calidad requeridos. Para abordar este desafío, se establecieron reuniones periódicas de coordinación donde se discutieron los objetivos comunes y se negociaron soluciones que beneficiaran a ambas partes. Además, se implementaron incentivos basados en el rendimiento para garantizar el compromiso de todos los actores involucrados en el proyecto.

 

Adaptación a la Complejidad del Marco Contractual:

Durante la construcción del velódromo para los Juegos Panamericanos, se enfrentó el desafío de adaptarse a la complejidad del marco contractual NEC. Los profesionales de la contratación pública tuvieron que familiarizarse con las cláusulas detalladas y los procesos específicos del contrato NEC, lo que implicó una curva de aprendizaje significativa. Para abordar este desafío, se llevaron a cabo sesiones de capacitación especializadas y se asignaron recursos adicionales para brindar apoyo técnico y legal a los equipos de proyecto. Esto permitió una aplicación más efectiva y una comprensión más profunda de los contratos NEC durante la ejecución del proyecto.

 

Gestión Presupuestal eficiente y colaborativa:

Durante los Juegos Panamericanos Lima 2019, se demostró que el establecimiento de una sólida línea base para el seguimiento presupuestario dependía en gran medida de una planificación detallada y una colaboración efectiva. La identificación e implementación de Centros de Costo, junto con la programación de procesos clave en la Matriz de Seguimiento diario, sectoristas para unidad usuaria y creó un marco que permitió una planificación precisa, completa y atenta a los riesgos y desviaciones. La colaboración entre las áreas usuarias y el Planeamiento y Presupuesto fue crucial en este proceso, ya que garantizó la alineación de objetivos y recursos, lo que contribuyó a una gestión presupuestaria más eficiente y transparente.

 

Monitoreo y Evaluación Continuos:

Durante la construcción de la villa para los atletas, se implementaron sistemas de monitoreo y evaluación continuos para garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto y la satisfacción de todas las partes involucradas. Se establecieron paneles de control en línea para rastrear el avance de las obras, y se llevaron a cabo inspecciones regulares para asegurar la calidad de la construcción. Además, se realizaron encuestas de satisfacción entre los usuarios finales para recopilar retroalimentación sobre la funcionalidad y comodidad de las instalaciones. Esto permitió identificar y abordar de manera oportuna cualquier problema o desviación en el proceso de ejecución del contrato.

Abordar estos desafíos requerirá un enfoque proactivo, una planificación cuidadosa y una colaboración efectiva entre todas las partes interesadas. Sin embargo, superar estos obstáculos puede conducir a una implementación exitosa de contratos NEC y a la mejora de la eficiencia y la efectividad en la contratación pública.

 

 

Resumen Final:

La gestión de los Juegos Panamericanos y Panamericanos, Lima 2019 proporcionó valiosas lecciones sobre la eficiencia en la gestión de eventos de gran escala. Se resalta el uso de contratos NEC como un marco sólido que fomentó la colaboración, la flexibilidad y la resolución eficaz de disputas en la entrega de proyectos. Sin embargo, se reconocen desafíos, como la necesidad de desarrollar expertos en la implementación de estos contratos y superar la resistencia cultural al cambio. En última instancia, se enfatiza que el éxito de los Juegos Panamericanos se atribuyó a un enfoque integral de gestión, liderazgo sólido, colaboración efectiva y compromiso con la excelencia en todas las etapas del proyecto. Se concluye destacando la relevancia de estas lecciones para futuros eventos y proyectos de infraestructura, y su contribución al desarrollo sostenible y al crecimiento de la gestión pública en el Perú.

 

Referencias:

-        Informe de la Oficina de Planeamiento, presupuesto y Modernización 2017

-        Informe de la Oficina de Planeamiento, presupuesto y Modernización 2018

-        Informe de la Oficina de Planeamiento, presupuesto y Modernización 2019

-        IPSOS Apoyo 2018, 2019

-        Memoria Institucional


 

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