Optimizando la Gestión de Eventos: Lecciones del Contrato NEC en los Juegos
Panamericanos Lima 2019"
Gestión efectiva del Presupuesto
El Plan Maestro para Lima 2019 fue un proyecto colosal, respaldado por una inversión valuada en S/ 4,302 millones, cuya implementación demandó planificación estratégica detallada y adecuación a la realidad presupuestal. A través de una gestión estratégica y responsable, canalizamos con destreza S/ 3,767 millones, distribuidos con precisión a lo largo de los años. Desde el impulso inicial en 2015 y 2016 con 44,2 millones, hasta el esplendoroso período entre 2017 y 2018 con 2851 millones, y culminando en el emocionante año de los Juegos en 2019, donde destinamos S/ 1731.8 millones para hacer realidad este evento inolvidable. ¡Y lo más destacado es que logramos un ahorro del 9% respecto al presupuesto original del Plan Maestro! Un logro que subraya nuestra eficiencia y compromiso con el éxito."
Este presupuesto fue distribuido cuidadosamente en tres áreas principales, cada una esencial para el éxito de los juegos. Con una inversión de S/ 2,036.24 millones en infraestructura, se creó una base sólida para albergar a atletas y espectadores en instalaciones de primer nivel. Las operaciones recibieron una inversión de S/ 1,438 millones para garantizar que cada aspecto, desde la seguridad hasta la logística, estuviera perfectamente coordinado y ejecutado.
Pero eso no es todo. El overlay (Infraestructura móvil), con una inversión de S/ 297.84 millones, llevó la adaptabilidad a un nuevo nivel, transformando espacios ordinarios en escenarios extraordinarios para los eventos panamericanos.
El presupuesto para Lima 2019 fue mucho más que números en un presupuesto. Fue un faro en la ruta de unos juegos que quedarán grabados en la memoria de todos los que tuvieron el privilegio de ser parte de ellos.
Maximizado Recursos Presupuestales
En la gestión del presupuesto para los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos, Lima 2019, se adoptaron estrategias audaces y específicas para garantizar un control óptimo de cada centavo. Reconociendo desde el principio la complejidad del desafío que se tenía por delante, por lo que se diseñó un enfoque detallado y meticuloso que nos permitiera gestionar eficazmente los recursos disponibles.
Uno de los pilares fundamentales de esta estrategia fue la creación de 108 centros de costos, distribuidos equitativamente entre las áreas de operaciones e infraestructura. Esta subdivisión nos permitió un seguimiento preciso de los gastos, asegurando una asignación equitativa de recursos y una maximización del retorno de la inversión en cada área del proyecto.
Además, se implementaron herramientas innovadoras como el Simulador de Riesgos Presupuestales y la Matriz de Seguimiento. Estas herramientas nos brindaron una visión holística de la situación financiera en tiempo real, permitiendo identificar áreas de riesgo potencial y tomar medidas preventivas para mitigar cualquier impacto negativo en el presupuesto.
El Seguimiento a la Ejecución Presupuestaria fue un proceso continuo y riguroso que nos permitió realizar ajustes y actualizaciones en tiempo real para mantener los recursos dentro de los límites asignados por el Ministerio de Economía y Finanzas. También se mantuvo una vigilancia constante sobre cada uno de los 108 centros de costos, detectando desviaciones rápidamente y tomando medidas correctivas con agilidad y eficiencia.
El trabajo en equipo fue fundamental en este proceso. Desde el Área Usuaria hasta la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, así como la Oficina de Administración, colaboramos estrechamente para garantizar una visión completa y una respuesta coordinada en todo momento. Esta colaboración interdepartamental fue clave para el éxito financiero y operativo.
Los Tableros de Control fueron más que simples herramientas de monitoreo. Fueron motores de cambio que inspiraron a alcanzar nuevas alturas. A través de herramientas de visualización innovadoras, como reportes semaforizados y curvas de desempeño, identificamos oportunidades de mejora y trazó un camino claro hacia el éxito financiero y operativo que caracterizó a Lima 2019.
Además, la Junta de Control de Cambios desempeñó un papel esencial para garantizar la transparencia y eficiencia en la gestión de cualquier modificación en el alcance del proyecto, lo que resultó fundamental para su éxito. El Control de Cambios no solo estableció un marco disciplinado para gestionar las modificaciones en el alcance del proyecto, sino que también proporcionó una supervisión activa y una toma de decisiones informada, lo que contribuyó significativamente a la eficacia y al éxito global del proyecto.